Caisse à outils de la gestion de projet

ats-recrutement-jobskillsIl existe pléthore d’outils disponibles dans le périmètre de la gestion de projet, du simple logiciel de post-it à des solutions de gestion de portefeuille de projets en passant par des frameworks méthodologiques.
Au final quel niveau d’outillage est nécessaire pour réussir ses projets ?

Structurer sa démarche projet

Foncer tête baissée dans l’action et se mettre en immersion jusqu’à avoir fini les travaux prévus sous prétexte de ne pas perdre de temps est probablement la pire chose à 

faire pour réaliser un projet.
Et s’imaginer que les équipes vont s’auto-organiser relève d’une insouciance totale.

La première chose à faire est de clarifier l’objectif visé, identifier les tâches, leur chronologie, les acteurs impliqués dans chacune d’elles, les durées de réalisation à prévoir, les risques encourus, les budgets associés, poser l’organisation en d’autres termes.
Autant dire un travail à part entière, celui du Project Manager. 

Or, et c’est bien là que la bas blesse, certains chefs de projet pensent qu’en mettant des outils en place, tout s’organisera par miracle.
De belles arborescences de classement de documents apparaissent sur les serveurs de fichiers, des outils plus ou moins complexes sont installés pour gérer les plannings, suivre les budgets.

Accompagner au changement l’équipe

Mais est-ce que vérifier les pré-requis de l’équipe en matière de gestion de projet a été pris en compte ? Pour parler PM avisé, où se situe l’équipe sur l’échelle du CMMI ?
Oups !
Il est plus que fréquent que les membres de l’équipe ne maîtrisent ou ne connaissent les fondamentaux de la gestion de projet.
Ils ont été ou sont formés à la technique et leur quotidien se résume à trouver des solutions techniques à des problèmes de réalisation ou de conception.
Et on leur colle des palanquées d’outils et de règles qui, vu de leur fenêtre, paraissent totalement abstraites et contraignantes plus qu’intéressantes.
De là à ce que utiliser ces procédures et outils tombent dans les oubliettes rapidement, plus ou moins volontairement, on est pas loin de scénarios de la vie réelle.

Donner de la visibilité à tous les étages

En fait, les outils n’organisent pas, ils ne font que soutenir les processus.
Encore faut-il que ces processus soient connus et assimilés par les équipes.
D’où la démarche initiale recommandée de mesurer les acquis et de former les personnes aux méthodes et aux outils qui les soutiennent.


Il est fondamental de considérer que les outils ne servent pas à organiser mais sont des composants d’un processus plus général.
Les outils servent à fournir de la visibilité aux parties prenantes du projet.
Un Gantt sert à partager l’organisation et l‘état d’avancement des travaux, un Git sert à partager les versions et les réservations de sources, une spécification fonctionnelle sert à partager une vision commune sur un objectif, etc.
Pour fournir ce service attendu de fournir la bonne visibilité, il est primordial qu’ils soient utilisés par tous pour consolider les données et les rendre viables et fiables.

Les bons outils au bon endroit

Le tout est de positionner les bons outils au bon endroit, ne pas surcharger les processus d’outil superflus, inadaptés ou trop complexes.
Quelques fois, quelques slides ou un tableur valent mieux qu’une usine à gaz faite d’applications informatiques, et une réunion face à face ou à défaut en visio, mille fois mieux que des messages envoyés par mails. 

Initier la mise en place

L’élément primordial est qu’il faudra initier la mise en place des outils avec un accompagnement au changement auprès des équipes.
Il paraît logique de s’assurer que le processus sous-jacent à la mise en œuvre des outils soit connu et compris.

Puis de s’assurer que les outils retenus ne soient pas sur-dimensionnés par rapport au besoin véritable, ce qui veut dire avoir clairement identifié les besoins de pilotage et de reporting en amont.
En synthèse, rien ne sert de mettre la charrue avant les bœufs.

L’évolution du modèle de maturité des équipes face à la gestion de projet est symbolisée dans le modèle CMMI, et les choses doivent respecter des étapes.

Rédigé par l’équipe jobSkills.center